У многих компаний есть дашборды. Их заказывали, на них потратили время аналитиков, их показали на совещании. А потом руководитель снова просит бухгалтера «скинуть цифры в Excel». Почему так происходит и как сделать дашборд, которым действительно пользуются?
Почему дашборды не используют
- Слишком много всего. Сорок графиков на одном экране — это не панель управления, а свалка данных.
- Цифрам не доверяют. Если хоть раз показатель на дашборде не совпал с бухгалтерией, руководитель возвращается к проверенному Excel.
- Данные устарели. Обновление раз в неделю вручную превращает дашборд в архив.
- Непонятно, что делать. График показывает падение, но не объясняет, где именно и почему.
Принцип одной минуты
Главный экран руководителя должен за минуту отвечать на вопрос: «Всё ли в порядке, и если нет — где?». Для этого достаточно 6–10 показателей. Остальное — на следующих уровнях, куда можно провалиться при необходимости.
Какие показатели обычно попадают на главный экран
Набор зависит от бизнеса, но каркас похож.
Деньги
- выручка за вчера, неделю и месяц против плана;
- валовая маржа;
- остаток денег на счетах и прогноз на ближайшие недели;
- дебиторская задолженность, особенно просроченная.
Продажи
- новые заявки и сделки;
- конверсия воронки;
- средний чек.
Операции
- выполнение заказов или производственного плана;
- остатки и оборачиваемость запасов;
- ключевой показатель качества — возвраты, брак, жалобы.
Для производства добавляются загрузка оборудования и простои, для ритейла — продажи по каналам и магазинам, для услуг — загрузка сотрудников.
Как спроектировать первый вариант
- Начните с вопросов, а не с данных. Запишите 5–7 вопросов, которые руководитель задаёт каждую неделю. Каждый показатель на экране должен отвечать на один из них.
- Договоритесь о методике. Как считается выручка, что такое «просроченная дебиторка», с какой даты отсчитывается месяц. Записать и утвердить.
- Сравнивайте с планом или прошлым периодом. Число без контекста ничего не говорит. «Выручка 12 млн» — хорошо это или плохо?
- Выделяйте отклонения. Цвет должен появляться только там, где что-то не так.
- Обеспечьте автоматическое обновление. Минимум раз в сутки, без участия людей.
- Добавьте утреннюю сводку. Короткое сообщение в мессенджер с главными цифрами часто работает лучше, чем ссылка на дашборд.
Дашборд — это верхушка
Красивый экран — самая заметная, но самая маленькая часть работы. Под ним должны быть автоматическая загрузка данных из 1С, CRM и других систем, единые справочники и проверенные правила расчёта. Без этого любой дашборд превращается в красивую картинку с сомнительными цифрами.
Главное
Хороший дашборд руководителя — это несколько показателей, которым доверяют, которые обновляются сами и сразу показывают, где проблема. Начинать стоит с вопросов собственника, а не с возможностей BI-системы.
Нужен дашборд, которому можно доверять? Соберём показатели, настроим автоматическую загрузку данных и управленческую панель. Подробнее — в разделе Данные и BI.
